ATS（採用管理システム）のメリットを解説

ATS（採用管理システム）のメリットを理解して使っていますか？
みなさんこんにちは！株式会社ダイレクトソーシングの三上です。

人事・採用担当者の方ですでにATS（採用管理システム）を利用している方、また利用を考えている方は「なぜATS（採用管理システム）を使うべきなのか」を自信を持って説明できるでしょうか？
今回はATS（採用管理システム）のメリットについて、また様々な種類があるATS（採用管理システム）の中からどれを選べばいいのか、選ぶポイントについてご紹介したいと思います。
また、記事の最後では日本の企業にぴったりのATS（採用管理システム）をご紹介しますので、最後まで読んでいただけたら嬉しいです。
 

1.ATS（採用管理システム）とは

ATS（採用管理システム）とは、採用業務に関する情報を一元管理するためのツールです。
採用候補者の個人情報、履歴書、選考状況、何を経由して応募してきたのかなど、採用に関する情報は様々なツールに横断して存在し、1つにまとめるのが手間になってしまうことも。
情報を分散することで、人事・採用担当者の業務負荷がその分大きくなってしまいます。
そこでATS（採用管理システム）を使うことで、負荷を軽減し、採用業務をよりスムーズに進行させることができるのです。
 

2.ATS（採用管理システム）のメリット

ATS（採用管理システム）について簡単に説明してみました。
それでは具体的にATS（採用管理システム）のメリットについてご紹介していきます。
 

2.1.採用業務に関する情報を1箇所で管理、把握ができる

ATS（採用管理システム）のメリットの1つ目は先ほども触れましたが、採用業務に関する情報を1箇所にまとめ、管理と把握ができる点です。
ATS（採用管理システム）を使わずに採用に関する業務を管理するとなると、情報が複数の場所に分散されることで、あっちを見たりこっちを見たりというように必要な情報を探すのが手間になってしまいます。
1箇所にまとめて見られるようにExcelのような表管理シートでまとめるとしても、それを作ったり更新したりするのがそもそも手間になってしまうのです。
ATS（採用管理システム）を使っていれば1箇所に情報が自然と集約されていくため、改めて手動でまとめ直す必要もなく、全体の状況も把握しやすくなります。
 

2.2.複数媒体からの応募を1箇所にまとめ、比較や分析ができる

人材を募集する方法を1つに絞っているという会社は少ないのではないでしょうか？
多くの企業が複数の採用媒体を用いて人材を募集しています。
求人情報の露出が増えることで、求める人材によりアプローチしやすくなるからです。
しかし利用する採用媒体の数が増えれば増えるほど、管理は煩雑になっていきます。
「あの人はどこ経由での応募だったのか」「媒体Aと媒体Bはどちらの方が費用対効果がいいのか」「現在の選考状況について全体を把握したい」などを考えたとき、複数の採用媒体を利用しているとそれぞれの管理画面に入って1つ1つ確認しなければなりません。
 
ATS（採用管理システム）を利用することで、複数媒体からの応募を1つにまとめて採用媒体同士の比較や分析が簡単にできるようになります。
採用に掛けるコストはなるべく抑えたいですよね。
だからといって採用する人の質は落としたくない、というのが企業の本音でしょう。
よりコストパフォーマンスの良い採用媒体があれば、そこに絞ってコストを投下していきたいことでしょう。
そのためには各媒体の効果を正しく比較、分析する必要があります。
 

2.3.採用状況の社内共有が簡単にできる

ATS（採用管理システム）は社内の複数の人で状況を共有するのに便利です。
なぜならログイン情報を共有、もしくはそれぞれにログイン用アカウントを用意すればリアルタイムの情報を同時に閲覧することができるためです。
人事・採用担当者が1人ではなく、チームで担当しているのであれば、正しい最新の情報を常に皆で共有しておくことがチームの生産性につながります。
採用のための社内ミーティングでは画面を見ながら話を進めればいいので、いちいち資料を作成し、会議後にその資料を破棄する必要もありません。
 

2.4.選考に関わる業務の抜け漏れを防げる

ご自身が就職活動を行っていた際、途中で企業からの連絡がなくなってしまった、という経験はないでしょうか？
もしくは「1週間以内に連絡します」と言われたのに、それ以上の時間がたってからの連絡だった、のような。
求職者側としては志望度の高い企業であれば自ら確認の連絡を入れると思いますが、そこまでその会社への志望度が高くなければ放置してしまうものです。
つまりあなたがその人事・採用担当者側だとしたら、「本人の志望度が高くはないけれど企業としては欲しいと思える優秀な人材」に対して連絡忘れを起こすことで、その人材を逃してしまいやすくなるということです。
選考状況や連絡先の管理が1つにまとまっていれば、ぱっと見ただけで企業側がボールを持っているものについてすぐに分かり、候補者への連絡忘れのような採用に関わる業務のぬけ漏れを防ぐことができます。
 

2.5.選考の一部を自動化できる

ATS（採用管理システム）の種類によっては、選考の一部を自動化することができます。
例えば応募が来て最初に自動スクリーニングをかけることで、人事・採用担当者が対応する時点では要件を満たす候補者のみに絞っておくことができます。
応募が多い人気企業では非常に便利な機能です。
また要件を満たしておらず、自動スクリーニングの段階で不採用が決まった応募者に対して、自動でお断りのメールを送信することも可能です。
その他には複数の採用媒体に求人を掲載する際に、ATS（採用管理システム）上で1回入力するだけで、即座にすべての採用媒体に反映することができるものもあります。
 
IT化が進む現代では、簡単で機械的な業務はシステム化をし、人は頭を使う業務に専念しようという流れが起こっていますよね。
採用業務についても同様です。
人の手を介さずに自動化できる点はまだまだあります。
業務効率を上げるためにもATS（採用管理システム）を利用すべきです。
 

3.ATS（採用管理システム）を選ぶ際のポイント

ATS（採用管理システム）のメリットについてお伝えしました。
それでは実際にATS（採用管理システム）を導入しようとするなら、どのATS（採用管理システム）を選ぶべきでしょうか？
ATS（採用管理システム）を選ぶ際のポイントをまとめました。
 

3.1.コストと機能のバランスは適切か

まずコストと機能のバランスについてです。
価格が高いが必要のない機能までついている、価格は低いが機能面でかゆいところに手が届かないというような「帯に短し、たすきに長し」なATS（採用管理システム）は選ぶべきではありません。
そのためにはまず最低必要な機能をすべて書き出してみましょう。
その機能を持っているATS（採用管理システム）のみ絞り込み、その中から価格面や使いやすさを比較して導入するシステムを検討しましょう。
 

3.2.採用媒体とのつなぎこみはどこまで可能か

一度に複数の採用媒体へ求人情報を掲載できたり、複数の採用媒体からの応募状況を管理できたりするのがATS（採用管理システム）の大きなメリットです。
そのため様々な採用媒体とのつなぎこみが可能であることが望ましいです。
しかし国産ATS（採用管理システム）だと国内の求人サイトとのつなぎこみは可能でもLinkedIn（リンクトイン）とのつなぎこみに対応できていなかったり、逆に外国産ATS（採用管理システム）の場合は国内の求人サイトとのつなぎこみができなかったりするものもあります。
現在使っている採用媒体だけでなく、今後使う可能性がある媒体のことも考えて、導入するATS（採用管理システム）を決めるとよいでしょう。
 

3.3.実際の選考のスキームに合っているか

ATS（採用管理システム）を導入しても、現場の業務に即していないために活用しきれない、そもそも使用していない、という状況は避けたいものです。
実際の選考スキームを把握している、選考に関わっている人の意見をもとにATS（採用管理システム）を選びましょう。
また、選考内容は年によって変化していくこともあります。
ある程度柔軟性のあるシステムの方がのちのち便利です。
ATS（採用管理システム）のメリットを最大限享受できるよう、自社にぴったりなATS（採用管理システム）を見つけましょう！

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