スカウトメールの例文｜返信をもらうコツや避けたい失敗も紹介

スカウトメールの例文や返信をもらうコツを知りたいという企業は多いのではないでしょうか。
採用市場の競争が激しさを増すなか、求める人材に直接アプローチできるスカウトメールが注目されています。ただ一方で次のように考える企業が増えているのも実状です。
 
「スカウトメールの返信をもらうコツが分からない」
「スカウトメールで失敗したくない」
「スカウトメールの例文が欲しい」
 
そこで本記事ではスカウトメールについて基本情報から、避けるべき失敗、返信をもらうコツ、各パターンごとの例文まで紹介します。

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スカウトメールとは

スカウトメールとは、企業側が自社が求める人材に対して応募を促すために送信するメールのことです。

求職者や転職潜在層が登録されているメディア等を活用して自社が求める人材を探し、スカウトメールを送信するのが一般的です。
送付先の候補者から返信がきたらやり取りを通じてカジュアル面談や選考などを提案。同意をもらえれば採用プロセスを進めていきます。

こうした採用手法は、企業側から候補者に直接アプローチするため、「ダイレクトリクルーティング」と呼ばれています。

自社に来てほしい特定の候補者に対して個別にスカウトメールを送るパターンと、年齢・経験・希望年収など指定した条件に当てはまった複数名にスカウトメールを一括送信するパターンがある点もおさえておきましょう。

スカウトメールが注目される背景

スカウトメールが注目される背景には、いわゆる「待ちの採用」では必要な人材が集まりにくい状況があります。

「待ちの採用」とは、例えば求人掲載サイト、人材紹介サービス、ハローワークなどに求人情報および募集要項を掲載・登録して応募を「待つ」スタイルの採用のことです。
新卒・中途を問わず売り手市場が続くなか、応募を待っているだけで成果を得るのは困難といわざるを得ません。

そのため、自社が欲しい人材に直接アプローチするスカウトメールが注目されているのです。
企業側から休職者にアプローチをかけるスタイルから、スカウトメールを用いるダイレクトリクルーティングは「攻めの採用」と呼ばれています。

スカウトメールで避けたい失敗

スカウトメールで避けたい失敗を紹介します。
ここでは「とくにやってしまいがちな失敗」を3つ取り上げますので、ぜひ参考にしてください。

いきなり会社自慢をしてしまう

自社に興味を持ってほしいあまり、スカウトメール冒頭から会社自慢ばかりしてしまう失敗が散見されます。

例えば「当社は東証1部上場の・・・」等の文面から始まり、いかに市場で優位性を示しているかや競業他社よりも優れているかを記載してしまうケースです。

候補者が関心をもつポイントは、

「自分にとってどんな会社か」
「自分に何をもたらしてくれる会社か」
「自分が活躍できる場所がある会社か」

などです。いずれも「自分自身（候補者本人）にとって」がポイントといえます。

採用において求職者（候補者）はいわば「顧客」です。売り手市場が続く昨今においてはこうした側面がより強くなっています。商品の開発やマーケティングにおいては顧客目線を貫けている企業でも、採用においては自社本位になってしまうことも少なくないため、十分に注意しましょう。

スマホ1画面に収まらない長文を送ってしまう

自社の良さをしっかり伝えたいあまりに、スマホ1画面に収まらないような長文のスカウトメールを送信してしまいがちです。

候補者の多くはスマホでメールを確認しています。ぎっしりと詰まった文章をスクロールしなければ読めないようなメールは、スルーされてしまう可能性が高まります。

もちろん、候補者との関係構築が出来てからの連絡や必要事項の連絡などにおいては問題ありませんが、初回のスカウトメールでは避けるべきでしょう。

なお目安として、スマホ1画面に収まる文字数は400から最大でも500文字程度です。

専門用語を使ってしまう

業界内や普段の業務で使い慣れているがゆえに、スカウトメールに専門用語を多用してしまう失敗パターンもあります。

パッと見で理解が難しい単語や調べないと分からない専門用語が使われていると、候補者の不安や面倒といった感情を誘発してしまいます。業界内や社内としては常識であっても、スカウトメールを受け取る候補者にとっては分かりづらい用語は控えるようにしましょう。

もちろん、「この専門用語に抵抗感をいだかない候補者からのみ返信がほしい」といった意図で用いる場合はこの限りではありません。

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スカウトメールの返信をもらうコツ

スカウトメールの返信をもらうコツを7つ紹介します。
スカウトメール作成時に意識することで候補者からの返信率アップを期待できるため、ぜひ参考にしてください。

メールを開封したくなる件名にする

たくさん並ぶメールのなかでも思わず開封したくなるように「候補者が反応してしまう件名」にしましょう。

例えば「【限定案内｜自社名】（候補者名）様のご経験が弊社の（部署やポジション名）にマッチするためお声がけしました」というような件名がおすすめです。この件名からは、候補者に以下のことを示せます。
 

 
候補者は「自分にスカウトメールを送るためにここまで考えてくれているんだ」という印象を持ちます。こうした印象は「嬉しさ」につながるだけでなく、「ここまで考えてくれているなら返信しないと何だか申し訳ないな」という感情を引き出すことも期待できます。
 
他には「【限定案内｜自社名】（候補者名）様のプロフィールを拝見しました」という件名も開封へと導くことができます。この件名をみた候補者は「自らのプロフィールがどう評価されたのか」が気になり、開封しやすくなるのです。

就職活動や転職活動を行う候補者は、1日に100件以上のメールを受け取ります。その他たくさんのメールに埋もれないためにも、候補者の反応を引き出せる件名にすることが大切です。

書き出しはスカウトした理由から

スカウトメールの書き出しは「なぜあなたに声をかけたか？」にするのも有効です。興味を持った理由・スカウトしたいと思った理由を具体的に示すことで「特別感」を演出できます。

例えば、「（候補者名）様の〇〇におけるキャリアを拝見し、弊社のシニアマネージャーとしてお迎えしたくご連絡させていただきました。」のような一文です。

こうしたメッセージから始めることで、候補者は明確な期待と関心を寄せられることを理解して「自分ごと」として受け取りやすくなります。これまでのキャリアを承認している点も好印象でしょう。

応募に関する疑問や不安を解消する

応募する際の不安・疑問を解消することも大切です。

候補者は、はじめての企業から送られるスカウトメールに対して、少なからず不安や警戒心をいだきます。ダイレクトリクルーティングの形式に慣れていなければ、疑問も生じやすいでしょう。例えば以下のようなものです。
 

 
一旦作成したスカウトメールを「候補者目線」で見返して、疑問や不安に思うことはないかを確認しましょう。スカウトメールを送信しているが返信が来ないといった場合にも同様の視点で見直すと改善ポイントが見つかる可能性があります。

なお、ここでの不安・疑問はあくまでも、応募に関することに限ります。業界や自社、業務に対していだく不安や疑問までスカウトメールで解消するのは困難です。後の採用プロセスで丁寧に解消していく旨を伝える程度に留めておきましょう。

ネガティブワードを避ける

スカウトメールの返信をもらうために使用を避けたい「ネガティブワード」が存在します。具体的には以下の通りです。
 

 
いずれも企業都合および企業本位の性質が強いワードのため候補者には響かず、かえって不信感や不安感を与えてしまいかねないため使用は控えましょう。

候補者の名前を積極的に使用する

スカウトメール本文では、送信先の候補者名を積極的に使用しましょう。理由は、候補者名が使われていることで一斉送信ではなく個別送信と思ってもらい、特別感を演出できるためです。

反対に「あなたは～」や「あなたの～」という表現は一斉送信感が出てしまうため、おすすめできません。

なお、ダイレクトリクルーティングのサービス媒体によっては「ネームタグ」という機能で、候補者名を自動入力できる機能もあるため必要に応じて活用しましょう。

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候補者目線で会社の魅力を伝える

スカウトメールに記載する自社の魅力が、候補者目線になっているかを確認しましょう。
例えば以下のような情報のうち、自社の強みといえるものに絞って伝えます。
 

 
ここでのポイントは3つです。

1つ目は、できる限り具体的な数値で示すこと。「単に休日を取得しやすい」と表現するのではなく、「年間休日120日以上」のように数値で示すことで信憑性や訴求力が増します。

2つ目は、活躍している社員に自社の魅力をヒアリングすることです。今回の募集と同じ部署や近いポジションで活躍している社員から「志望動機や転職理由」「自社の好きなところ」「仕事のやりがいや面白さ」などをヒアリングして文面に反映します。もちろん文面の長さを考慮して、ポイントを絞る必要があります。

3つ目は、作成したスカウトメールの文面をターゲットと同世代や近い感覚を持つであろう社員にチェックしてもらうことです。該当者がいない場合は、ポイント2つ目と同じ社員に依頼します。スカウトメールを受け取る立場になったつもりで「開封・返信したくなるか」「魅力を感じる表現になっているか」といった視点で確認してもらいましょう。

候補者が次に取るアクションは簡単なものにする

スカウトメールを受け取った候補者が次に取るアクションは簡単なものにします。

例えば「15分程度、〇〇についてざっくばらんにお話しませんか？」など、いわゆるカジュアル面談を提案すると反応を得やすいでしょう。「気になることがあれば、本メールへの返信で気軽に何でも聞いてくださいね」と伝えて、まずは何らかの反応を得ることを目指す手段もあります。

反対に「職務経歴書を送付してください」「応募をお願いします」などはハードルが高く、候補者の反応を引き出せる確率は下がってしまいます。

スカウトメールの例文｜基本形式

スカウトメールの例文のうち、まずは「基本形式」を紹介します。
ポイントはスカウトメール冒頭に「スカウトした理由や背景」「候補者に期待していること」をもってくる点です。
 

スカウトメールの例文｜会話形式

スカウトメールの例文のうち「会話形式」を紹介します。会話のような気軽さを演出して、その後のやり取りにつながりやすくするのがポイントです。
 

スカウトメールの例文｜転職層向け

スカウトメールの例文について「転職層向け」の内容を紹介します。
転職を検討しているため、「自社の魅力を具体的かつ端的に掲載」するのがポイントです。
 

スカウトメールの例文｜職業別

スカウトメールの例文を「職業別」に紹介します。ここでは、募集する企業が多い営業系と採用難易度が高いといわれるエンジニア系の2つを取り上げます。

営業系

営業系に送信するスカウトメールの例文です。業界を問わず幅広く活用できる文章にしていますので、ぜひ参考にしてください。
 

エンジニア系

エンジニア系に送信するスカウトメールの例文です。スキルを向上できる環境や安定して働ける環境が整っていることを端的に記載するのが有効です。

とくにエンジニア職においては、初回のスカウトメールで細かな内容を掲載するのは難しいため、まずは関心を高めて次のアクションにつなげることを優先しましょう。
 

まとめ

スカウトメールについて基本情報から、避けるべき失敗、返信をもらうコツ、各パターンごとの例文まで紹介しました。

スカウトメールを送り慣れないうちは、「いきなり会社自慢をしてしまう」「長文になってしまう」「専門用語を使ってしまう」などの失敗に注意が必要です。その上で紹介した「スカウトメールの返信をもらうコツ」を活用すれば、候補者からの返信率アップが期待できるでしょう。

さらに、スカウトメールの例文を「基本形式」「会話形式」「転職層向け」「職業別」に分けて掲載していますので、ぜひ参考にしてください。

そして今回は、スカウトメールで成果を得るために必須となる情報が詰まったPDF資料『候補者に響くスカウトメールの作り方』を無料でプレゼントいたします。ぜひこちらからお受け取りください。

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