ATS（採用管理システム）を選ぶ際のポイント

ATS（採用管理システム）を使うことで採用業務の一部を自動化できることをご存知ですか？
みなさんこんにちは！株式会社ダイレクトソーシングの三上です。

 
ATS（採用管理システム）を導入する必要をあまり感じない、という方はATS（採用管理システム）でできることを把握していないのではないでしょうか？
なんとATS（採用管理システム）を活用することで、採用の自動化を進めることができるのです。
業務の自動化・効率化というのは最近はどこの業界でも重視されてきていますよね。
今回は人事・採用担当者の仕事の負担を軽くしてくれるATS（採用管理システム）の自動化についてご紹介したいと思います。
 

1.採用に関する情報の一元化システム「ATS（採用管理システム）」

ATS（採用管理システム）とは「Applicant Tracking System」の略で、採用業務に関わる情報を一元管理し、採用の効率をアップさせるためのシステムです。
採用サイトに募集要項を掲載したり、応募のあった採用候補者の情報や履歴書のデータをまとめたり、選考の状況を可視化し結果を分析したりすることができます。
採用に関わる業務全般をATS（採用管理システム）を通して進めることができるのです。
 
ATS（採用管理システム）はただ情報を管理するだけでなく、システムの種類によりますが、採用業務の一部を自動化させる機能が備わっています。
例えば、採用サイトからの応募者にフォームで自身に関する情報を入力してもらえれば、それがATS（採用管理システム）内に蓄積され、応募者を一覧化することができるのです。
その他にも応募者の自動スクリーニング機能や面談・面接日程の自動調整機能などがあります。
 
働き方改革として残業をなくしていこうという動きがありますが、業務効率の改善なくしては残業を減らすということは非現実的でしょう。
そのためには自動化できるものは積極的に自動化していく必要があります。
採用の場においても例外ではありません。
 

2.採用の一部を自動化する3つのメリット

採用の一部を自動化することで、人事・採用担当者にどのようなメリットがあるのについて触れていきたいと思います。
 

2.1.業務負担の軽減

まず1つ目のメリットが、業務負担の軽減です。
これは人事・採用担当者に限らず、選考に関わる社員全員に及びます。
例えば面談・面接では対応する企業側の人間は人事・採用担当者だけとは限りませんよね。
他の部署の社員や役員などにも対応してもらいます。
そのため日程調整をするにはその社員や役員の日程を抑えなければいけません。
ATS（採用管理システム）とGoogleカレンダーやGmailのようなスケジュール管理ツール・メール管理ツールを同期させ、自動で空き日程を抽出して採用候補者にメールで提示し、選んでもらった日程をカレンダー上で自動で抑えてもらうことができます。
 
さらに採用候補者の数が多いほど面談や面接の数も増えてしまいますよね。
人材募集に対して応募者数が多いことは喜ばしいことですが、全員が全員、採用に至るわけではありません。
そこで面談や面接に至る前にweb上で応募者に自身に関する情報を登録してもらい、自動でスクリーニングをかけるのです。
そうすることで最低限の応募条件を満たした人のみに絞ることができます。
少しでも採用、入社に至りやすい人物に絞って時間をかけてフォローしながら選考を進めていくことができます。
 

2.2.人的ミスによる業務のぬけ漏れを防ぐ

面接や選考課題の提出をしてもらった後にすべきことは合否の判断とその連絡です。
「1週間後までに連絡がなければ･･････」と採用候補者に伝えている企業も多いと思いますが、もし次の選考に進んで欲しい人や内定を出したい相手に連絡をするのを忘れてしまったら、本来欲しかった人材を逃してしまうかもしれません。
後で気付いて遅れて連絡をした場合、その採用候補者に悪い印象を持たれる可能性もあります。
遅れて連絡したころには他の会社からの内定を受諾してしまっているかもしれません。
採用業務を進めるのは人間ですから、このようなミスや漏れというのは起こっても不思議ではありません。
そこでミスやぬけ漏れを防ぐための“仕組み”や“ツール”が必要です。
ミスは気合でどうにか防げるものではありません。
 
ATS（採用管理システム）では面接の後に合否のどちらかを管理画面上で選択すれば、それぞれにあった文章でメールを自動送信することができます。
さらに合否の結果をATS（採用管理システム）に登録しないまま、ある日数が経過するとアラートがあがります。
対応できていない候補者について、ATS（採用管理システム）が知らせてくれるので、ぬけ漏れを起こすことなくしっかりと対応することができます。
 

2.3.採用候補者側も選考に関わる手続き等が簡単になる

採用候補者にとってもATS（採用管理システム）は選考における様々なシーンで役に立ちます。
例えば履歴書の提出ですが、書類で提出するのではなくデータで送信したり、フォーム入力で送信したりすることも可能です。
転職活動をしている方は複数の企業と面接しているケースも多く、書類での履歴書提出を求められるといちいち企業ごとに用意しなければいけないので手間になります。
しかしデータであれば一度作成しておけば、何回でも送ることができます。
 
さらに面接をする際にweb面接やビデオ録画による面接ができれば、遠隔地にいる採用候補者や現職が忙しく面接の時間をなかなか取れない候補者でも気軽に応募することができます。
ATS（採用管理システム）を使った選考は、企業側だけでなく採用候補者側にとってもメリットがあるのです。
 

3.採用の自動化を進めるために選ぶべきATS（採用管理システム）の条件

では数あるATS（採用管理システム）の中でもどのATS（採用管理システム）を選ぶべきなのでしょうか。
採用の自動化を進めるためにATS（採用管理システム）を選ぶ際に見るべき条件を挙げてみました。
 

3.1.利用している求人サイトとの繋ぎこみが可能であること

求人サイトを使っている企業は多いと思います。
さらに利用している求人サイトは複数という場合が多いでしょう。
その求人サイトとATS（採用管理システム）を繋ぐことができれば、求人サイトからの応募者の情報を自動でATS（採用管理システム）に集約することができます。
複数求人サイトへの掲載もATS（採用管理システム）を通して一括でできるので、求人サイトごとに情報を入力する必要がありません。
 
しかしATS（採用管理システム）によって繋ぎこみができる求人サイトが異なるので、自社が利用している求人サイトとの繋ぎこみが可能か、導入前に確認したほうが良いでしょう。
繋ぎこみができないのであれば、せっかくATS（採用管理システム）を導入しても以前と手間は変わりません。
むしろ応募者の情報をATS（採用管理システム）に手作業で登録する必要が出てしまい、作業量が増えてしまいます。
 

3.2.スケジュール管理ツールやメールとの同期が可能であること

前述した通り、ATS（採用管理システム）を使って面談や面接の日程調整を自動化することができます。
しかしそれはスケジュール管理ツールやメールと同期ができる場合の話です。
同期ができないのであれば、いちいち目視でスケジュールを調整してメールでやり取りをして調整しなければなりません。
Googleやマイクロソフト系のツールであれば各種ツールと連携ができることが多いので、元々GmailやOutlookを使っている企業であればATS（採用管理システム）と連携させられる可能性も高いでしょう。
 

3.3.web面接やビデオ面接機能があること

web面接や録画によるビデオ面接機能があれば、面接の実施が今よりも簡単になります。
web面接が可能であれば海外や遠い地域に住んでいる候補者とも簡単に面接ができますし、録画によるビデオ面接ができれば海外の時差を考える必要もなく、企業側も採用候補者側も好きな時間に対応することができます。
とくにヘッドハンティングやスカウトのように、企業側から声を掛けて採用する場合は、なかなか相手の温度感的に面接の日程を合わせてもらうのは難しいです。
また他社のオフィスに向かうのを現在の会社の人に見られてしまうのは避けたいという気持ちもあります。
web面接やビデオ面接であれば自宅で受けることができるので、採用候補者としてもやりやすいのです。
 

4.採用の自動化をするのにおすすめのATS（採用管理システム）「改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）」

ATS（採用管理システム）で採用を自動化するメリットや、どのようなATS（採用管理システム）がいいのかについてご紹介してきました。
それらを踏まえた上でおすすめのATS（採用管理システム）として「改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）」をご紹介したいと思います。

改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）は、“採用の自動化”をキーワードとするATS（採用管理システム）です。
複数の採用媒体への求人も一括で掲載でき、それらの媒体経由の応募者の情報は自動でATS（採用管理システム）に集約されます。
他のATS（採用管理システム）にはない改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）の大きな特徴として、自動スクリーニング機能があります。
ATS（採用管理システム）に集約された応募者情報から条件にあった応募者のみに自動で絞り込むことができます。
合否に合わせて自動でメールが送信されるので、実際に人事・採用担当者が目を通すのは自動スクリーニングを通過した条件を満たす応募者のみです。
採用数が多く、知名度の高い企業では応募者数が大変多くなってしまい、書類選考だけでも大変な手間になってしまいますが、改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）を用いることで本当に会うべき人材に対して時間を取りやすくなるのです。
またビデオ面接機能があるため、海外の人材相手でも距離や時差を気にすることなく簡単に面接を行うことができます。

5.ATS（採用管理システム）で採用の自動化を進めて業務効率を改善しよう！

ビジネスの様々な場面で“自動化”の動きが見られますが、採用の現場も例外ではありません。
人を採用する業務は人と人とのやり取りであるため、「自動化にしてしまうと何だかなあ」と感じる方もいるかもしれません。
しかしATS（採用管理システム）を使った採用の自動化は、決してすべてをツール任せにしてしまうのではなく、システムにお願いできるところはお願いし、人がもっと力を入れるべきだったところに人の力を割くことのできる取り組みといえます。
従来のアナログな採用を行っている企業は、ぜひこの機会にATS（採用管理システム）を使った採用の自動化を検討してみてはいかがでしょうか。