ATS（採用管理システム）で採用管理をExcelから移行する方法

ATS（採用管理システム）を使って採用管理をExcelから移行しませんか？
みなさんこんにちは！株式会社ダイレクトソーシングの小野です。

採用に関する情報というと様々ありますよね。
応募者管理や選考の進行度管理、採用媒体の分析など、表にしたり、計算したりする必要が生じるため、Excelで管理しているという企業は多いのではないでしょうか。
関数計算もできるので便利ですよね。
 
しかし採用管理をExcelで行うのは、採用の規模が小さく応募者が少ない企業であれば、あまり問題なくそれで運用できることもあるのですが、採用規模が大きく応募者も多い企業ではあまり向いていません。
そこで今回は、改めて採用管理をExcelで行うメリットやデメリットを整理し、それに対してATS（採用管理システム）に移行した場合のメリットなどをご紹介していきたいと思います。
 

1.採用管理をExcelで行うメリット

皆さんお馴染の表計算ソフトExcelですが、「表計算」というくらいですから、表の作成や数値を扱う際に非常に便利なソフトです。
では採用管理にExcelを使うメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？
次の3つに整理してみました。
 

1.1.応募者を表で一覧化できる

まず1つ目が応募者の管理です。
応募者を管理する際、氏名、応募日、どの媒体からの応募か、希望職種、所感、選考状況、次の面接日、ネクストアクション、選考結果などを一覧化しておくと便利です。
一覧にしておけば、今何人の応募があって、何人が内定で、何人が選考中で、どの媒体からの応募が多くて、ということが分かりやすいからです。
また、面接があることや面接後の連絡を忘れてしまうことを防ぐこともできます。
その年の応募者数、採用人数を後で確認する際にも役立ちます。
応募者の情報を一覧にまとめたことで採用計画に対して内定者が少ないのか、足りているのか、多いのか、という判断もしやすく、その結果に対して次にどのような行動をとるべきかをすぐに判断することもできます。
 

1.2.媒体比較のための計算・分析ができる

採用活動は求人を掲載して応募者を集め、選考して、合否を決めるだけでは終わりません。
最後にきちんと結果を分析し、次の採用活動に活かす必要があります。
複数の採用媒体を使っているのであれば、費用対効果を計算して比較し、コストパフォーマンスのいい媒体に予算を投下すべきでしょう。
そこで便利なのがExcelです。
どの月にどの媒体にいくらを掛けて何人応募があり、うち何人を採用したのか、各選考の通過率などを簡単に求めることができます。
特定の範囲内で数値の大小に従ってセルの色を変化させることもできるので、結果の比較もしやすいのです。
 

1.3.グラフを作成して資料用に数値を視覚化できる

計算の結果をまとめるには、表だけでなくグラフにして視覚的に分かりやすくまとめることができます。
採用活動の結果は最終的に経営者に報告する必要があるため、その資料を作る際にグラフ機能は非常に便利です。
年次比較のグラフを作ってトレンドを探ることもできます。
分析をする段階でも、ただ数値を並べるよりもグラフ化した方が気付きを得やすく、さらに数値を細かく見ていくことができます。
 

2.採用管理をExcelで行うデメリット

以上のようなメリットを持つExcelでの採用管理ですが、同時にデメリットもあります。
次にまとめました。
 

1.1.最新データの共有に不向き

Excelはオフライン上に保存するファイルであるため、最新のデータを社内で共有するには何かしらの方法で共有しなければいけません。
そのためファイル更新者の手元には最新のデータがあっても、共有していなければ他の人は古いデータを持っているということです。
もし最新のデータを見て経営判断をすべきなのに、経営者の手元に最新のデータがなければ、判断を誤ってしまう恐れがあります。
最新データを共有するには、Excelではどうしてもタイムラグが発生してしまうのです。
 
また、先ほど挙げたようにExcelはオフライン上のファイルであるため、複数の人が同時に編集することができません。
そのため最新のデータを持っている人が複数いた場合、以前共有された最新データをそれぞれ更新し、片方のデータしか反映されていない最新データを共有してしまう可能性があります。
Aさんが更新した後のデータをBさんが更新するというように、きちんと順番を決めて同一ファイルを更新することができればいいのですが、もし更新する人が2人や3人ではなく何人もいた場合は順番から抜けてしまう人がいてもおかしくありません。
 

1.2.データを積み増していくとファイルが重くなる

応募者数が非常に多いとデータ量が膨大になり、操作するコンピュータの性能にも左右されますが、Excelファイルが重くなりフリーズしやすくなります。
関数を使うと結果が返されるまでに時間が掛かることもあります。
応募者数が少ない、あまり採用活動に力をいれていない企業であればExcelで事足りるでしょうが、毎年何万人と応募が来るような企業の場合は事業部ごとや年ごとでファイルを分けなければExcelでの採用管理は難しいでしょう。
 

1.3.手動入力が必要

Excelにデータを入れるには基本手動入力です。
システムと連携してデータ一覧をExcelに出力するなどの方法はありますが、Excelで採用管理をする、という主旨でいくと基本手作業になります（連携するシステムがあるなら、そのシステムで採用管理している、と言うべきでしょう）。
データ量が多いとファイルが重くなると前述しましたが、そもそもそれだけの量のデータを手動入力するのは大変です。
応募者数の多い企業は特に手間がかかるでしょう。
さらに手動入力の場合は入力ミスが起こる可能性があります。
 

3.採用管理をExcelからATS（採用管理システム）に移行するメリット

Excelでの採用管理にはご紹介したようなメリット・デメリットがあります。
会社の状況によってはExcelで十分に管理できますが、Excelでの管理の規模を超えてしまっている場合はどうすれば良いのでしょうか。
そこでおすすめしたいのがATS（採用管理システム）です。
採用管理をExcelからATS（採用管理システム）に移行すると次のようなメリットがあります。
 

3.1.一部のデータは自動で入力される

応募者の情報をExcelで管理するには、応募者のデータを手動で入力する必要がありました。
しかしATS（採用管理システム）では、ATS（採用管理システム）を通じて求人を掲載し、その求人に対しての応募フォームを設け、フォームに入力された情報を自動でATS（採用管理システム）に取り込んで応募者一覧を作成できます。
勝手に情報がまとまるので、一々手作業でまとめる必要がありません。
ATS（採用管理システム）と連携している求人媒体以外からの応募についてはATS（採用管理システム）に手動で入力しなくてはいけませんが、多くの媒体と連携ができるATS（採用管理システム）もあるため一切手動入力が必要ない状況になることもありえます。
 

3.2.計算・分析も自動

ATS（採用管理システム）には元々集計・分析機能を有しているものが多く、自分で計算をしなくても応募率や選考の通過率などを求めることができます。
さらに分析用の画面で数値を確認することができるため、最初から数値を見やすい形、グラフや表などの形で現状を把握することができます。
 

3.3.リアルタイムで最新の情報を社内共有できる

ATS（採用管理システム）にログインする権限さえ発行してしまえば、いつでも誰でも、同時に最新の情報を閲覧することができます。
Excelのように各々が個別にファイルを所持しているわけではなく、1つのATS（採用管理システム）に同時にログインしている状態であるため、誰かが情報を更新しても全員が更新後のデータを見ることができます。
常に最新情報の社内共有が可能です。
 

3.4.Excelのように固まることがない

Excelのようにデータ量が多くなることで動作が遅くなったり、システムが固まることがありません（もちろんシステムやサーバーの不具合で固まることはあります）。
Excelファイルでは保存しているコンピュータの容量の圧迫にも繋がりますが、ATS（採用管理システム）はシステムにログインするものですのでコンピュータの容量の圧迫には繋がりません。
 

3.5.csvでデータ取り込み、出力が可能なATS（採用管理システム）もあり移行が簡単

ExcelからATS（採用管理システム）に移行するには、今までExcelでまとめていたデータをATS（採用管理システム）に移行させなくてはいけません。
場合によっては手動入力の必要がありますが、csvでのデータ取り込み、出力に対応しているATS（採用管理システム）もあり、移行に手間はさほど掛かりません。
 

4.Excelから移行するならおすすめのATS（採用管理システム）「改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）」

ExcelからATS（採用管理システム）に移行するメリットをご紹介しました。
もしExcelから移行したいとお考えでしたら、おすすめのATS（採用管理システム）があります。
それは改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）です。

改善リクルート（KAIZEN RECRUIT）は正社員、アルバイト、パートなどの雇用形態に限らず、またマルチ言語に対応しているため国を問わず利用できるATS（採用管理システム）です。
応募者の情報がフォームから自動で登録され、資格や実務経験年数など条件を満たす応募者のみ面接の案内を送ったり、自動で面接日程を調整できたり、動画面接で遠距離でも面接が実施できたり、など様々な便利な機能が搭載されています。

5.Excel管理から脱却！ATS（採用管理システム）に移行しよう

採用管理を現在Excelで行っている企業の方は、ぜひATS（採用管理システム）への移行を検討してみてはいかがでしょうか。
管理に掛かる労力やコストを削減し、社内の情報共有も容易になるはずです。
実際にExcelからATS（採用管理システム）に移行している企業も少なくありませんので、移行に掛かる手間もそれほど心配はいりません。
ぜひ便利なシステムを使って採用効率をアップさせていきましょう。

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