ATS（採用管理システム）を使うべき5つの理由

ATS（採用管理システム）を使った面接、してますか？

みなさんこんにちは！株式会社ダイレクトソーシングの三上です。

ATS（採用管理システム）を使っている企業はそのメリットについて

• 応募者の管理がしやすい
• 選考状況を簡単に見える化し、社内に共有できる
• 採用媒体への出稿や媒体ごとの効果分析をしやすい

などを挙げるかもしれません。

以前の記事ではATS（採用管理システム）のメリットとして、求人掲載が容易であること、スクリーニング機能で本当に会うべき応募者に時間を割けるようになることをご紹介してきました。

しかしATS（採用管理システム）のメリットはそれだけではありません。

今回は面接のシーンにおけるATS（採用管理システム）のメリットについてご紹介したいと思います。

1.ATS（採用管理システム）を知ろう

そもそもATS（採用管理システム）について知らないという方に向けて、まずはATS（採用管理システム）についてご説明したいと思います（「ATS（採用管理システム）について知っているよ！」という方は次の章「2.ATS（採用管理システム）を使って面接すべき理由5つ」まで飛ばしてお読みいただければと思います）。

ATS（採用管理システム）は、採用に関する情報を一元化、また採用経路も一元化することで、採用業務・選考を可視化し簡易化することのできるシステムです。

要は「ATS（採用管理システム）にアクセスすれば採用の状況すべてを把握することができ、また採用に関する業務も進めることができる。とりあえずATS（採用管理システム）にアクセスすればどうにかなる」というような環境をつくるためのシステムです。

英語では「Applicant Tracking System」でATSはその略です。

採用媒体や募集職種、地域が複数あると、それぞれに対応するのが大変になってきますよね。

「あの応募者はどの経路からの応募だったかな？」「東京本社での求人は決まったけど、大阪支社の方はどうだったかな？」など確認したいことを確認するのにも手間が掛かります。

そこでATS（採用管理システム）1つにすべての情報をまとめることができれば、簡単に管理、把握、分析、共有ができます。

店舗型のビジネス、例えば飲食業界やリラクゼーション業界、小売業などでは勤務地が各地域にあり求人数も多くなるため、ATS（採用管理システム）を使った一括管理がおすすめです。

2.ATS（採用管理システム）を使って面接すべき理由5つ

ATS（採用管理システム）を使うことで採用業務の効率化を進めることができますが、その中でも今回は「面接」のシーンにおけるATS（採用管理システム）のメリットについて詳しく触れていきたいと思います。

2.1.面接の日程を簡単に設定できる

日程調整は結構面倒な作業ですよね。

面接の担当者が自分であればまだ調整もしやすいのですが、他の社員や役員が対応する面接の場合、その担当者と面接を受ける応募者の間に立って日程を調整しなければなりません。

特にマネージャークラス以上の人が担当となると、会議や外出が多く空いている時間がそもそもないという状況にも陥りやすいです。

そこでATS（採用管理システム）を使えば、面接の日程調整が簡単になります。

GoogleやOffice365などのカレンダーと同期ができるATS（採用管理システム）を使えば、担当者のスケジュールから空いている日時を自動抽出し、応募者にメールで面接の日程候補としてメール送信してくれます。

そして応募者が日程を選ぶとカレンダーに反映がされますので、面倒で手間の掛かる日程調整役をすべて自動化することができ、人事・採用担当者の負担が軽くなるのです。

2.2.録画面接でいつでもどこでも面接可能

面接の日程調整だけではありません。

ATS（採用管理システム）の中には対面で面接できない状況を考慮し、録画面接ができる機能を有したものがあります。

面接官が質問用の動画を撮り、ATS（採用管理システム）上にアップロードし、面接を受ける応募者に録画面接用のリンクを送ります。

応募者はそのリンクから好きな時間に録画面接に臨むことができます。

録画した面接官の質問動画に対する回答をパソコンのカメラで録画し、企業に送信します。

企業の面接担当者はその録画を見て合否、また次の段階に進めるかどうかを判断します。

面接担当者と応募者の日程調整が難しい場合、遠隔地で対面で面接できない場合などに便利な機能です。

2.3.応募者の情報を見ながら面接しやすい

対面での面接にしろ、録画面接にしろ、ATS（採用管理システム）にログインした状態で面接を行えば、簡単に応募者の情報や他の面接担当者の判断などを参考にしながら面接を行うことができます。

アナログな方法で紙に書いた履歴書や他社員からのフィードバックなどを手元において面接するのは、少しやりづらく感じることはないでしょうか。

他の社員からのフィードバックに関しては「あまりこの資料を本人の前に出したくないなあ」と思うことがあります。

ATS（採用管理システム）でそれらの情報をすべて閲覧できるのであれば、ノートパソコンを持って面接に臨めばいいのです。

ノートパソコンの画面上ですべての資料に目を通しながら気兼ねなく面接ができます。

2.4.次回対応者への引継ぎが簡単

たとえば1次面接を担当した社員からの引継ぎ事項があったとして、人事・採用担当者に口頭で伝える場合は2次面接を担当する社員に引き継ぎが十分にされない可能性があります。

資料で残していたとしても渡し損ねてしまう恐れもあります。

そこで面接時の担当者のフィードバックはすべてATS（採用管理システム）に入力することにして、次回の面接担当者がそのフィードバックを閲覧できるようしておけば、そのようなぬけ漏れを防ぐことができます。

複数回面接を重ねのに毎回同じ質問をしてしまったり、同じ疑問を残して面接を終わらせてしまったりすることもありません。

ATS（採用管理システム）を使って面接することで、担当者同士の引継ぎを簡単にし、選考をスムーズに進めることができます。

2.5.合否連絡をワンクリックで

面接が終わったら、次にすべきことは合否の判断と連絡ですよね。

まだ次に面接や選考課題がある場合はその連絡が必要です。

仮にATS（採用管理システム）を使わない面接を行っているとすれば、「①面接担当者が合否を判断する→②人事・採用担当者に結果を伝える→③人事・採用担当者が応募者に合否連絡をする」という流れになることが多いでしょう。

正直手間ではないでしょうか？

ATS（採用管理システム）を使って面接を行えば、「①面接担当者が合否を判断する→②ATS（採用管理システム）上で合否のどちらかをワンクリックで選び、結果が応募者に自動送信される」というように工程を簡単にすることができるのです。

ワンクリックで次の案内、もしくはお断りメールを自動で送ることができるので、メールをいちいち作成する手間も省けます。

お断りの際は「1週間以内に連絡がなければご縁がなかったということで」というように面接時に伝える会社も多いかと思います。

応募者が多いとメールを送るのも大変になりますから仕方がないことでしょう。

しかし結果がお断りだったとしても、しっかりと連絡をしてくれる企業は応募者側から見てイメージがよく、もし可能であれば全応募者に対応したいものです。

なぜなら応募してくれた方がいつかは自社の顧客となるかもしれないからです。

ATS（採用管理システム）を使えば大きな労力を掛けずに全員に結果の連絡を送ることができます。

3.ATS（採用管理システム）を使って面接する際の注意点

以上がATS（採用管理システム）を面接で使うべき理由でした。

ATS（採用管理システム）を使って少しでも面接の業務負担を軽くしようと思っていただけたら嬉しいです。

しかしATS（採用管理システム）を使って面接する際には注意すべき点もあります。

3.1.ATS（採用管理システム）の使い方や使う意義をきちんと社内共有する

人事・採用担当者以外にも選考に関わる社員・役員がいる場合、その担当者にATS（採用管理システム）の使い方や使う意義をしっかり伝えなければいけません。

ATS（採用管理システム）の使い方や使う意義を伝えていないと、面接の際にATS（採用管理システム）を使用してもらえない可能性あるからです。

面接で得た応募者に関する情報をATS（採用管理システム）に入力しなかったら、ATS（採用管理システム）を使う意味が薄れてしまいます。

とくに新しい機械やシステムに対して抵抗感のある人が担当となる場合、しっかりとATS（採用管理システム）を使う意義を説明しましょう。

使う理由に納得していなければ使ってくれません。

3.2.ATS（採用管理システム）で毎日しっかり選考状況をチェックする

人事・採用担当者はATS（採用管理システム）で毎日選考状況をチェックしましょう。

前述したように面接を担当したのに結果を入力してくれない担当者がいることに気付くことができます。

また録画面接の案内を送った応募者が期限前になっても対応していない場合にも気付くことができるのでフォローアップが可能です。

「毎日チェックするのは面倒」と思うかもしれませんが、そこまでの負担はありません。

そのような確認作業を簡易化するためのATS（採用管理システム）ですから、簡単にチェックすることができます。

ATS（採用管理システム）の種類によっては、選考が滞っている場合に自動でアラートを上げてくれるものもあるのです。

自動で簡単だからといって、すべてをATS（採用管理システム）に委ねてしまうのはやめましょう。

4.面接に使うのにおすすめのATS（採用管理システム）「KAIZEN RECRUIT（改善リクルート）」

ATS（採用管理システム）を面接で使うメリットや使う際の注意点についてご紹介してきました。

それらを踏まえて、人事・採用担当者の方におすすめしたい、面接に使うのにおすすめのATS（採用管理システム）「KAIZEN RECRUIT（改善リクルート）」をご紹介したいと思います。

KAIZEN RECRUIT（改善リクルート）は

• カレンダーとの同期による面接の日程自動調整
• 録画面接
• 合否通知の自動化

などが可能なATS（採用管理システム）です。

特に録画面接の機能を持つATS（採用管理システム）はなかなかありませんので、海外在住の応募者とやりとりすることが多い企業や応募人数が多く面接日程の調整が難しい企業にはぴったりでしょう。

面接以外の機能も充実しており、一括求人掲載機能や企業ページ作成機能、自動スクリーニング機能なども有しています。

かゆいところにも手が届く、採用活動全般におけるサポートとして有効なATS（採用管理システム）ですので、一度詳細をご覧いただけますと嬉しいです。

無料お試しも可能ですので、実際に使ってみるといいと思います。