採用要件とは？作り方や注意点、具体例、フォーマットを紹介

採用要件について、定義や目的といった基本情報から、作り方、作成時の重要ポイントと注意点、具体例を紹介します。また「採用要件用のフォーマット」も紹介しています。

採用要件とは、採用を行う際に自社が人材に求める各基準を定義したものです。各種能力、業務に必要な経験・スキル、自社が重視する価値観・志向性などを要件として設定して、選考における採否の根拠とします。

選考の精度を高め、自社で継続して活躍できる人材を確保するためには、採用要件の設定は不可欠です。ただ一方で以下のような悩みを抱える企業も少なくありません。

「採用要件の作り方が分からない」「採用要件らしきものはあるが、十分に機能していない」「より自社とのマッチ度が高い人材を採用したい」

そこで本記事では採用要件について、定義や目的といった基本情報から、作り方、作成時の重要ポイントと注意点、具体例を紹介します。さらに「採用要件用のフォーマット」も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

採用要件とは

採用要件とは、採用を行う際に自社が人材に求める各基準を定義したものです。例えば、コミュニケーション能力やマネジメント能力の高さ、特定の資格・スキル・知識・業務経験の有無、積極性や協調性といった志向性の高さなどが挙げられます。採用要件を満たせば採用、そうでなければ不採用といったように採否の基準として機能します。

また、自社で活躍できる社員の見極めや選考の精度向上に役立つことはもちろん、採用ターゲットへのアプローチ手法の検討や、入社後の定着率向上も期待できます。詳細は、以下で解説します。

採用要件を作る目的

採用要件を作る目的は、以下の通りです。

採用ターゲットを明確にするため

採用要件を作ることで、自社がどのような人材を求めているのか（採用ターゲット）が明確となり、「どういった層にアプローチすべきか」「そのターゲット層はどの媒体でアプローチしやすいか」「どのような採用メッセージを掲げればターゲット層に響くのか」などの検討を可能にします。

選考方法を決定するため

採用要件を作れば、選考で見定めるべき項目が明確化します。その項目に応じて、どのような選考方法が必要となるかを決めることができます。例えば、言語力・計算力・論理的思考力など一定以上の基礎学力を求めるならSPIの実施、即戦力となれる専門技術を求めるなら実務試験が必要といった判断が可能となるのです。

選考の精度を高めるため

採用要件を作ることで、選考の精度を高めます。採用要件が定まっていれば、面接官ごとで質問が異なる「ブレ」や、確認し忘れてしまう「モレ」が生じるリスクを低減できます。面接官それぞれの主観に頼ることなく、客観的かつ統一性のある評価を行えるのです。

自社で活躍できる社員を見極めるため

採用要件では、期待する働きや任せたいポジションに必要となる能力や経験、スキルを定義します。これにより選考プロセスにおいて、入社後に活躍を期待できる候補者を見極めることができます。

入社後の定着率を高めるため

採用要件には、重視しているもしくは自社の企業文化に適合する価値観や志向性も含めます。そのため、入社後のギャップが発生しにくい人材の選考につながり、入社後の定着率アップを期待できます。

自社が目指す姿を実現するため

採用要件を作る上では、自社が目指すビジョンや目標の実現に対して貢献できる人材を定義します。これにより、選考を通じてビジョンに共感し目指す姿を共有できる人材を選定することが可能となるのです。

採用要件の作り方｜2パターン

採用要件の作り方には、2つのパターンがあります。前提として、自社の事業計画および人員計画に沿って、「新規・中途のどちらで、何名を採用するのか」「中途採用なら、どの部署でどういったポジションか」までを確定させた上で行いましょう。

パターン1.現在の活躍社員から抽出する

1つ目は、現在の活躍社員から採用要件を抽出するパターンです。具体的には以下の3ステップで進めます。

ステップ1.モデルとなる活躍社員を選抜する

まずは、モデルとなる活躍社員を選抜します。採用後に配属予定の部署で明確な成果・業績をあげている社員を選ぶのが一般的です。無理に1人に絞る必要はなく、むしろ複数名の方が共通する要件をあぶり出しやすいためおすすめです。

また、新卒のようにどの部署に配属するかが明確でない場合は、部署を問わず各々の部署で高い評価を得ている社員を選抜しましょう。

ステップ2.活躍社員がもつ要件を特定する

次に、活躍社員がもつ要件を特定します。その社員は「なぜ活躍できているのか・成果をあげられるのか」といった観点から、具体的な「能力」「経験・スキル」「価値観・志向性」を定義します。ステップ1で複数名の活躍社員を選抜している場合は、共通点が求めるべき要件となるケースが多いでしょう。

ステップ3.各要件の重視レベルを決定する

そして、ステップ2で特定した各要件の重視レベルをそれぞれ決定すれば、採用要件は完成です。重視レベルとは、具体的には下記の通りです。

パターン2.自社が目指す姿から逆算する

2つ目は、自社が目指す姿から逆算するパターンです。具体的には以下の3ステップで進めます。

ステップ1.自社が目指す姿から要件の候補を特定する

まずは、自社が目指す姿（具体的なビジョン）から要件を検討します。事前に理念や社内で共有されている事業計画から候補となる要件をピックアップした上で、経営層へ確認を兼ねたヒアリングを行うのも有効です。

ステップ2.現場の責任者や社員へ要件をヒアリングする

配属予定先の現場責任者や社員に、ステップ1で挙げた要件の候補を基にヒアリングを実施します。その上で、不足する要件があれば追加、要件に現場とのズレがあれば内容の調整を行います。このステップにより、「自社が求める人材を採用したが、現場とマッチしなかった」という起こりがちな失敗の発生リスクを低減可能です。

ステップ3.各要件の重視レベルを決定する

ここまでのステップを経て特定した各要件を重視レベルで分類します。具体的には下記の通りです。

採用要件を作る際の重要ポイント

採用要件を作る際の重要ポイントは、以下の5つです。

理念や行動規範と一貫性をもたせる

理念や行動規範との一貫性をもった採用要件を作ることで、採用された社員は入社後のギャップを感じるリスクが低減され、定着しやすくなります。

さらに、組織全体が共通の価値観に基づく方向に進むための基盤づくりにも貢献します。これにより、また新たな社員が入社した際にも組織文化に適合しやすくなり、共通の目標に向けて組織一丸となって協力する環境が構築されていきます。

採用における3Cの観点で考える

採用における3Cは、顧客＝求職者（Customer）、自社（Company）、他社（Competitor）の3つです。この3つの観点から採用要件を考えることが重要です。

とくに、自社（Company）のみで完結してしまうケースが起きがちです。例えば、自社が欲しいと思う人材の要件を挙げたものの「ハードルが高くなり過ぎて採用市場に人材がほとんど存在しない」「他社と要件がほとんど同じで人材獲得競争が激化してしまう」といったケースが生じてしまいます。

前者は、求職者ひいては採用市場をみて現実に存在する要件レベルに調整することで回避できます。後者は、他社が出している求人情報から採用要件をチェックして、差別化を測ることで対処可能です。

まずは自社の観点で要件を挙げた上で、求職者および他社の観点で各要件を見返すことにより、採用要件の精度を高めましょう。

コンピテンシーを参考にする

コンピテンシーとは、業務で成果を挙げるために必要な行動特性のことです。優れた成果をあげる社員に共通する考え方や能力と表現すると分かりやすいでしょう。具体的には、以下のような特性が挙げられます。

採用要件としてコンピテンシーはよく用いられますが、慣れないうちは定義の理解に苦しみがちなため、まずは自社の採用要件を考えるための参考やヒントとするのがおすすめです。コンピテンシーを参考としつつ、自社が本当に求めるべき要件を設定しましょう。

完成した採用要件は採用関係者に共有する

完成した採用要件は、採用関係者へ確実に共有しておきましょう。採用関係者には、面接官だけでなく、説明会やインターンシップに協力してくれる社員も含まれます。

関係各位に採用要件を共有しておくことで、該当する人材を見極める視点をもってもらえることはもちろん、各採用プロセスにおいて自社とのマッチ度が高い人材に響くような表現や言い回しを心がけてもらうことにもつながります。

定期的な見直しと調整を行う

採用要件は、一度完成すれば終わりではありません。定期的な見直しと調整が不可欠です。

変化の時代と称される現代、各業界の市場はもちろんのこと、採用市場も刻々と変化し続けています。社会の潮流や技術革新、競合他社の動向などの要因が影響を与え、人材に求めるべき要件も変動します。

新たに採用活動を行う際は、前回の採用要件を参考にしつつも、自社が採用すべき人材を選定するために必要な要件が揃っているかを見直し、必要に応じて調整や追加を行いましょう。

採用要件を作る際の注意点

採用要件を作る際に注意すべきなのは、以下の3点です。

採用要件を増やし過ぎないようにする

採用要件を増やし過ぎないように注意しましょう。採用要件を検討していく際、ついあれもこれもと候補者が持っていて欲しい能力や経験、スキルなどを挙げがちになります。ただ、要件の数が多過ぎると、現実には存在しない人材像が出来上がってしまいます。

重要な能力や経験などに焦点を当て、一定以上の候補者を確保できるような採用要件にしなければなりません。

客観的な判断が可能な要件を設ける

可能な限り客観的な判断が可能な採用要件を設定しましょう。業務に必要な資格や特定の業務の経験年数などは分かりやすい基準となります。

一方で、積極性やリーダーシップなどは、求めたい要素であるものの客観的な判断が難しい要素です。そのため、「面接においては具体的なエピソードを尋ねることで客観性を担保する」「判定方法として、診断テストや分析ツールを用いる」といった手段が有効です。

多様性の欠如を避ける

採用要件によって、人員の多様性が失われないように注意しましょう。とくに新卒採用などで多人数の採用を行う際に、偏った採用要件を設けてしまうと採用者が皆同じような人材で統一されて多様性が欠如しかねません。また、毎回同じ採用要件を用いることでも同様のリスクが発生するため注意しましょう。

採用要件の具体例

採用要件の具体例について、「能力」「経験・スキル」「価値観・志向性」に分類してそれぞれを紹介します。

能力の具体例

「能力」の具体例は以下の通りです。選考過程において、筆記試験、面接での会話や具体的なエピソード確認、グループワーク・グループディスカッションなどを通じて各能力を測ります。

経験・スキルの具体例

「経験・スキル」は、具体的な業務に必要とされる経験および特定の資格、スキルを指します。客観的に測定できる要素が多いため、実技関連以外は書類選考の時点で要件を満たすかを確認可能です。

価値観・志向性の具体例

「価値観・志向性」は、考え方や姿勢、物事の捉え方など、先の2つ以外の要素を指します。自社の組織文化とのマッチ度を測る上でも重要な項目です。選考過程において、適性試験・性格検査、面接での会話や具体的なエピソード確認、グループワーク・グループディスカッションなどを通じて確認します。

採用要件のフォーマット

採用要件を設定する際に役立つフォーマットを紹介します。

採用要件フォーマット

上記フォーマットに沿って、自社の採用要件を「MUST（必須要件）・WANT（歓迎要件）・NEGATIVE（不要要件）」の重視レベル毎に分けましょう。その上で、各要件が「能力、経験・資格、価値観・志向性」のいずれに当てはまるのかを示し、それぞれを選考過程でどのように判定するか「判定方法」を決定しましょう。

以下は、MUST・WANT・NEGATIVEを1項目ずつ埋めた記入です。

採用要件フォーマット（記入例）

なお、候補として挙がった採用要件は一旦すべて記入した上で、関係各位の意見を取り入れながら、取捨選択や要件の追加などを行うと精度が高まります。例えば「能力面にばかり偏っていないか」「価値観・志向性に関する要件を追加すべきではないか」といった観点での見直しやブラッシュアップを行えます。

まとめ

採用要件とは、採用を行う際に自社が人材に求める各基準を定義したものです。

採用要件を作る目的は、「採用ターゲットを明確にするため」「選考方法を決定するため」「選考の精度を高めるため」「入社後の定着率を高めるため」「自社で活躍できる社員を見極めるため」「自社が目指す姿を実現するため」の6つです。

採用要件の作り方は大きく2パターンあり、「現在の活躍社員から採用要件を抽出するパターン」と「自社が目指す姿から採用要件を逆算するパターン」のどちらかで作成します。なお両パターンを用いてアプローチすれば、より精度の高い採用要件を作成可能です。

採用要件を作る際は、「理念や行動規範と一貫性をもたせること」や「3Cの観点で考えること」、「コンピテンシーを参考にすること」など5つのポイントを抑えることが重要です。ただし、「採用要件を増やし過ぎない」「客観的な判断が可能な要件を設ける」などの注意点を踏まえることも欠かせません。

本文内では「採用要件の具体例」や「採用要件のフォーマット」も紹介していますのでぜひ参考にしてください。

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