採用業務で人事担当者がミスをなくすために必要なこと

採用業務の管理、何でやっていますか？
みなさんこんにちは！株式会社ダイレクトソーシングの小野です。

人事・採用担当者の仕事ってたくさんありますよね。
新卒採用と中途採用で担当が分かれているのであれば、少しは負担も軽くなりますが、どちらも担当している上にインターンシップの対応やパート・アルバイトの採用まで担当している場合はてんてこまいになっている方も少なくありません。
面接の日程調整でミスをしてしまい、採用候補者が面接に来てくれても面接担当者が不在だった、なんてことがあったなら、採用のチャンスを逃すだけでなく自社の企業イメージまでも傷つけてしまいます。
選考に進む候補者が増えれば増えるほど、対応すべきことが人数分増えるわけですから、ミスが起こる可能性もその分高まります。

ではどのようにして人事・採用担当者は採用業務を管理すべきなのでしょうか？
今回は人事・採用担当者におすすめの採用業務の管理方法についてご紹介します。

1.採用業務を管理する上でのポイント

具体的な採用業務の管理方法をご紹介する前に、まず採用業務を管理する上でのポイントについてご紹介したいと思います。
以下のポイントを押さえていない管理方法では、管理方法として意味をなさず、ミスを起こしてしまう可能性も低くなりません。

1.1.視覚化すること

まず1つ目はグラフや表、マイルストーン、ダッシュボードなどによって視覚化することです。
文字情報として見るのと、グラフや表など図表で見るのでは、一瞬で理解できる情報量に差があります。
もちろん図表で見た場合の方がすぐに内容を理解できます。
例えば、「選考中が120人、選考辞退者が30人、内定者10人、選考を終了した非内定者40人」という状況を文字で見るのと、

とグラフにした方が、現在どのような進捗であるのかが分かりやすくなります。
もし選考中の候補者が少なく内定者数も目標に足りていないのであれば募集をさらにかける必要がありますが、このようにグラフで見ることができれば「まだまだ選考中の候補者がいるので、そこまで追加で募集をかける必要はない」と判断できます。

1.2.複数人で共有できること

採用業務を1人ですべて管理している会社は少ないのではないでしょうか。
ワンマン社長がひとりで採用する相手も決めるような会社であれば社長ひとりが状況を把握できていればいいのですが、ある程度規模の大きい会社になってくれば、役員や人事部、現場の社員など多くの人が採用業務に関わってくることになります。
その際にリアルタイムの情報を複数人で共有できていなければ、効率よく採用業務を進めることはできません。
人事部の中でもAさんが把握している採用の状況とBさんが把握している採用状況に違いがあったら、採用のための動きにばらつきがでてしまうでしょう。
採用業務に関する最新の情報を社内の複数の人で共有できる環境が必要です。

1.3.アラートがあがること

採用業務を管理する際になくてはならないのが、人が気付いていないミスや抜け漏れに対してアラートがあがり教えてくれる仕組みです。
人間は完璧ではありません。
いくらミスをしないように気をつけてもゼロにすることはできません。
ミスをすることに対して気合や頑張りでどうにかしようとするのは間違いです。
チェックする人間の数を増やせば人の力だけでミスに気づけるかもしれませんが、全員が気付けないということだって起こりえます。
人は必ずミスをするものだということを前提に、ミスをしてもそれをリカバリーできる仕組みをつくっておくべきです。
年々、技術は進歩していますので、テクノロジーの力を頼りに採用業務の管理を行いましょう。

2.採用業務の管理ならATS（採用管理システム）を

採用業務の管理をしたい。
その気持ちを多くの人事・採用担当者が抱えてきたのでしょう。
現在では採用業務を管理するためのシステムが存在します。
それがATS（Applicant Tracking System）、採用管理システムです。

ATS（採用管理システム）は、その名の通り、採用に関わる情報や採用の状況を管理できるシステムです。
採用のどこからどこまで（求人掲載～内定まで、応募者管理～入社後の社員フォローまでなど）を管理できるのか、機能や価格など、ATS（採用管理システム）の種類によって異なりますが、基本的には1つのシステムに採用業務をまとめることで、人事・採用担当者の業務効率改善、社内の情報共有の実現が容易になります。

応募者数が年に2、3人の会社や、数年に1度のペースでしか採用をしないという会社であればATS（採用管理システム）を導入する必要はあまりありません。
一方、年に数十人を採用するような規模の会社であれば、採用管理システム（ATS）を導入すべきです。
数十人を採用するのであれば、まず数百人や数千人規模の応募があるためです。
その人数を応募者がいる企業で、採用業務すべてを人の手だけで管理するのは無理があるでしょう。

3.ATS（採用管理システム）でどのように採用業務を管理するのか

ではATS（採用管理システム）でどのように採用業務を管理していくのか、具体的にどのようなことができるのかについてご紹介していきます。

3.1.求人を複数の掲載先に掲載する

ATS（採用管理システム）に求人情報を入力すると、連携している複数の掲載先に一括で掲載することができます。
一度の入力の手間で複数の場所に掲載ができるため、より少ない労力でより多くの人の目に触れることができるのです。
登録した求人情報に修正を加えたいと思った場合でも、一度修正すればすべての掲載先に反映されるので、修正の手間も掛かりません。
ATS（採用管理システム）を使わずに求人の掲載先ごとに登録が必要な場合では、最初の登録でも修正でも、その掲載先の数に応じて手間が掛かります。

3.2.応募情報を一元管理する

応募者の情報を管理するのは2つの意味で大変です。
1つは量の問題、もう1つはセキュリティの問題です。
人気のある企業であるほど、応募者数は多くなりやすく、企業に集まる候補者の情報は莫大な量になります。
履歴書だけでも保管する場所をとられますし、必要なものを必要なときに探すのも一苦労です。
個人情報ですからセキュリティにも気をつけなくてはいけません。

ATS（採用管理システム）であれば、システム内に応募者の情報を保存しておくことができますので保管場所に困ることもありませんし、簡単に検索ができるので必要な情報を見つけるのも簡単です。
セキュリティ面も暗号化などしっかり対策しているシステムが多いので、そこまで心配はいりません。

3.3.面接・面談の日程を調整する

採用で手間がかかる業務の1つに面接・面談の日程調整が挙げられるのではないでしょうか。
面接・面談の日程調整のために、担当者と候補者のスケジュールを照らし合わせて空いている日時を押さえ、その日時で面接･面談をする場所も押さえなくてはいけません。
スケジュールが合わなければ人事・採用担当者は候補者と何度も連絡をとらなくてはいけません。
面接・面談の担当者のスケジュールは今日空いている日時でも明日には埋まってしまうかもしれません。
うまく調整ができて面接・面談の日程が決まったとしても、急な都合で別日にずらす必要が生じることもあります。
その際はまた日程調整が必要です。

ATS（採用管理システム）の中には、その日程調整の連絡を楽にできるものがあります。
面接・面談の担当者のカレンダーと連携させて、空いている日時を自動で候補者に送信することができ、候補者が日時を選択すれば自動でカレンダーに反映されるのです。
人の目で見て日時をピックアップして候補者に送るのと違うので、その際に間違って空いていない日時を送ってしまようなミスも防げます。

3.4.選考の進捗を管理する

誰が選考のどの段階にいるのか、ATS（採用管理システム）を使えば把握が簡単です。
一次面接を通過した後、二次面接に進む予定なのにまだ日程が決まっていない、という人を探すのも簡単になります。
前回の選考が完了してから次の選考予定が定まらない状態が一定期間続いたら、アラートがあがるようになっているものもあります。
候補者が多くて全員に対応ができずに放置してしまう、ということを防げます。

3.5.採用活動の進捗を管理し結果を分析する

ATS（採用管理システム）は採用活動全体の進捗管理にも有効です。
どの段階に何人の候補者がいるのか、進捗状況を管理しやすくなります。
どの経路から応募が何件あり、何人の採用に至ったのか、採用活動を最適化するために必要な情報を集計してみることができます。
その年の採用を終えた後に振り返りと翌年の動き方を決めるのに役立ちます。
複数人にアカウントを発行しておけば、会議の際もいちいち紙に印刷せずにATS（採用管理システム）の分析画面を見ながら話ができます。
ATS（採用管理システム）はペーパーレスによるコストカットにも繋がるのです。

4.採用業務の管理にお困りなら

採用業務を管理する上でのポイント、そのポイントを押さえた管理ツールとしてATS（採用管理システム）があること、ATS（採用管理システム）で具体的に何ができるか、ということをお伝えしてきました。
もし今採用業務の管理に困っているのなら、ATS（採用管理システム）を導入してみましょう。
すでにATS（採用管理システム）を導入していて採用業務の管理がうまくできていないのであれば、どこ段階でつまづいているのか、どのような機能がATS（採用管理システム）にあればいいのかを考えましょう。
使用しているATS（採用管理システム）にすでに機能があるならそれを使えばいいのですが、そうでないのであれば他の良い面も考えながら別のATS（採用管理システム）への乗り換えも検討してみましょう。

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