採用ノウハウ
2022.09.22

人事が在宅勤務をする上で必要な5つの基本ツール

人事の方で在宅勤務中という方が増えてきているのではないでしょうか。
みなさんこんにちは!株式会社ダイレクトソーシングの小野です。

在宅勤務を導入せざるを得ない最近の状況。
はやく終息してしてほしいものですが、なかなかすぐには終わりはやってきてくれそうにありません。
しかし企業活動は続けていかなければいけませんので、在宅勤務の環境を急いで整えて全社テレワーク化に踏み切っている会社が多いようですね。
ただやはり、出社しなければできない仕事もあり、一部では出勤を続けている人や在宅勤務にできない部署のみ出勤をしている企業なども残っているようです。

では人事の皆さんはどうでしょうか。
人事の仕事は幅広く、社員の研修や配置、採用計画の作成、評価制度の構築、労務関連など、在宅勤務でもできる業務もあれば、難しい業務もあります。
できれば在宅勤務にしたいけれど、まだ出社して仕事をしている人事の方もいるのではないでしょうか。

そこで今回は、人事が在宅勤務をする上で最低限必要な基本ツールをまとめてみました。
まだ在宅勤務に移行できていない人事や突貫でテレワーク化したため仕事の環境が整っていない人事の方の参考になれば幸いです。

1.人事が在宅勤務をする上で必要な基本ツール

それでは、人材が在宅勤務をする上で必要な基本ツールについて、利用シーンごとに分けてご紹介していきます。

1.1.社内連絡・コミュニケーション

これは人事に限らず、会社全体で必要となってくるツールですが、まずは社内連携が出社している頃と変わらずにできる環境を構築しなくてはいけません。
特に人事部の社員は社内にいることが比較的多いので、今までは口頭で他の社員と連絡・コミュニケーションを取ることが多かったと思います。
用があればすぐに話ができる環境は、非常に便利だったはずです。
しかし在宅勤務になるとそれぞれ自宅での作業になるため、何かしらのツールを用いて連絡を取り合うことになります。

どの企業でも昔からよく利用しているコミュニケーションツールと言えば、電話とメールです。
しかし在宅勤務中の社内連絡・コミュニケーションツールとしては、電話やメールはベストとはいえないでしょう。
電話はリアルタイムに話せますが、相手の状況が目に見えないため、出社して同じオフィスで話すのとは違って、いつ話しかければいいのかのタイミングが掴みづらいです。
そしてメールは相手の都合の良いときに見てもらえますが、送ってもすぐに気付いてもらえるとは限りません。
また会社によりますが、いちいち堅苦しい形式で送る必要があるため、ちょっとした内容を送るのにメールを作成するのが面倒に感じてしまうこともあるでしょう。
どちらも出社しているころに比べてストレスを感じてしまう人も多いのではないでしょうか。

そこで利用したいのがチャットツールです。
チャットであればリアルタイムに、気軽に話しているかのようにメッセージを送り合うことができます。
在宅勤務が増えてから、ニュースなどでよく取り上げられるのは「slack」ですが、slack以外にも様々なビジネスチャットツールがあります。

  • slack
  • Chatwork
  • LINE Works
  • Talknote
  • InCircle  ・・・etc.

以前は、slackはプログラマ・エンジニア界隈でよく利用されていたイメージがあり、実際にその分野で役立つ機能も多いようですので、もしかしたら他分野に携わる企業では他のチャットツールの方が相性がいい可能性もあります。
円滑なコミュニケーションが実現しないと、非常にストレスを抱えやすく、他の面で利用するツールを導入しても、そのツールを活かせずに終わってしまう可能性もあります。
まずは社内の連絡・コミュニケーション環境を整えましょう。

1.2.ウェブ会議

ウェブ会議ツールも、前述した社内連絡・コミュニケーションツールと同様に、人事の仕事を円滑にこなすための土台となるツールです。

すでにニュースでもとりあげられているので、「Zoom」は有名ですよね。
会議だけでなくオンライン飲み会として活用している人も増えています。
Zoom以外にも、

  • skype
  • Google Meet(旧ハングアウト)
  • whereby  ・・・etc.

などのツールもあります。
また、前述した社内連絡・コミュニケーションツールの中には、会社間で使えるものもあり、そのようなものにはビデオチャット機能が備わっているものがあるので、ウェブ会議に利用することも可能です。
ウェブ会議ツールも色々な種類があるので、自社に合ったものを探してみましょう。

1.3.勤怠管理

勤怠管理ツールは、すでに在宅勤務になる前からクラウドのものを導入している企業も多いでしょう。

クラウドであれば、基本的に自宅でもどこでも出勤・退勤が可能です。

  • KING OF TIME
  • ジョブカン勤怠管理
  • Money Forward勤怠管理
  • AKASHI  ・・・etc.

自動で勤務時間を計算し、給与計算ソフトを連携して給与の管理もできるものもあり、経理部にとっても便利なツールです。
できれば、GPSで現在地点を記録できるものの方が在宅勤務の運用上好ましいでしょう。

1.4.研修

人事の仕事で大切な研修の準備や実施。

研修と言えば、社内で行うか、社員に社外の研修に参加してきてもらうか、が多いのですが、やはり緊急事態宣言下で外出自粛のムードの中ではどちらも難しいものです。
しかし社内の配置や計画上、どうしてもこの社員にいつまでに何を習得して欲しいのか、というのが決まっていますから、後ろ倒しにすることで会社全体の計画が崩れてきてしまいます。
特に新入社員向けの研修については、タイミングが4月に重なってしまったことで頭を抱えている企業が多いことでしょう。
入社自体を遅らせている企業もいるほどです。

そのような社員向けの研修に利用できるのが、ウェビナーツールeラーニングツールです。
ウェビナーツールは、ウェブ上でセミナーを開催できるツールなので、先輩社員が講師を務めて対象社員全体で受講するタイプの研修に活かすことができるでしょう。

  • Zoom(実はウェビナーもあります)
  • コクリポ
  • V-CUBE
  • J-ストリーム
  • ネクプロ  ・・・etc.

eラーニングツールは個人で学習してほしい内容を、各自のタイミングやスケジュールに合わせて受講してもらう際に便利です。
汎用性のある内容であれば、一からコンテンツを作成する必要なく、ツールの教材が販売されていることもあり、すぐに導入に踏み切れます。

  • AirCourse
  • ネットラーニング
  • SAKU-SAKU Testing  ・・・etc.

 

1.5.採用

このご時世なので、そもそも採用を抑えようという企業も出てくるでしょうが、やはり大きな企業などでは計画があるので完全に採用をゼロにする、ということはないはずです。

採用は例年通りという企業もいれば、「予算は削るが採用の質は下げない」という条件のもとで採用活動を余儀なくされる人事の方もいることでしょう。

中途採用は基本通年なので、現時点で大きな影響が出ている企業も多いのではないでしょうか。
また新卒については、会社説明会の実施が会場でできず、オンラインに移行している企業が多いようですね。
そろそろ終息しなければ、面接解禁の時期にも間に合わず、面接もオンライン化することが予想されます。
説明会や面接なら、先にご紹介したウェビナーツールやウェブ会議ツールを用いて実施が可能です。
それ以外に人事が在宅勤務する上で採用に活用できるツールとして、「採用管理ツール」が挙げられます。
採用管理ツールは、採用業務に関する情報を一元管理できるツールで、候補者の管理から面接のスケジュール調整、採用率や内定承諾率などの数値面の管理などに活かせるツールです。
また、「ツール」ではありませんが、ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)という採用手法の導入も、在宅勤務下での採用活動を助けるものとなるでしょう。
とくに「予算は削るが採用の質は下げない」という条件下での採用にはもってこいのものとなります。
次の章で、人事が在宅勤務するならぜひ取り入れていただきた採用手法「ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)」についてご紹介します。

2.人事が在宅勤務するなら採用は「ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)」に!

ダイレクトリクルーティングとは、採用候補者の母集団形成から初コンタクト、面接、内定・採用までのすべてを、企業自らが行う採用手法です。
つまりエージェントのような第三者を介さずに行う採用のことです。
なお、ダイレクトリクルーティングとダイレクトソーシングはほぼ同義と思っていただいて大丈夫です。

2.1.ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)のメリットは今の状況にぴったり!

ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)のメリットは様々ありますが、一番は何と言っても、「採用単価は下がるが採用の質は落とさない(むしろ上がる)」という点です。
エージェントに支払う報酬は採用に掛かるコストの中でも大きく、そこをカットできるダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)は採用コストの削減に役立ちます。
また、自社をよく知る社員が、自社に合うような人材に対して声を掛けるダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)では、人材と企業のマッチ度が高くなりやすいので、採用の質の向上に繋がりやすいのです。

2.2.オンラインで完結するダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)は在宅勤務にぴったり

ではそんなダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)ですが、どのように採用候補者に接触すればいいのでしょうか。
実は多くのダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)用の採用媒体が世の中に誕生している今、採用候補者に企業が直接コンタクトを取るのは難しいことではないのです。
LinkedIn(リンクトイン)をはじめ、Wantedly(ウォンテッドリー)、LAPRAS(ラプラス)、LabBase(ラボベース)など、多種多様な特徴を持ったダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)メディアがあるので、採用したい人材に合わせて媒体を使い分けてみましょう。

関連記事:
【採用メディア比較】人事がダイレクトリクルーティングでリクルート活動すべき3つの理由

ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)なら、候補者の母集団形成から面接、内定通知まで、すべてオンラインで完結します。
つまり、出社ができないこの状況下、在宅勤務中の人事でも問題なく採用活動を進められる採用手法なのです。
今回の世界的な問題、そして緊急事態宣言によって、様々なことが新しい形にシフトしていっています。
今まで「こうだったら便利なのに」と多くの人が思いつつも、慣習によってオンライン化やクラウド化されてこなかったことが、どんどんオンライン化・クラウド化され便利になりつつあります。
採用も同様です。
ぜひ、このピンチをチャンスに変えて、人事の仕事も効率化を進めていきましょう。

3.人事の在宅勤務化にともない、ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)を導入するなら

今回は人事が在宅勤務を行う上で役立つツールや、今の状況下で採用活動を進めるのならおすすめしたい採用手法「ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)」についてご紹介しました。
まだ人事の方で在宅勤務に移行できていないという方は、ぜひツールを活用してみましょう。
また、ダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)を導入したいけれど、「初めてでどうしたらいいのか分からない」「うまくやれる自信がない」という方も多いと思います。
弊社ではダイレクトリクルーティング(ダイレクトソーシング)による採用活動をサポートしています。
困ったこと、悩んでいることがあればぜひお気軽にお問い合わせください。
環境が変わるとストレスが掛かるものですが、人間の適応力の高さを信じて、この苦境を一緒に乗り越えていきましょう!

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小野

小野

電気通信大学卒業後、SMBC日興証券株式会社、Web広告代理店を経て、株式会社ダイレクトソーシングにセールスとして参加。 これまで得てきた「お客様と仲良くなる」という手法のみでは成績を上げられず、「お客様の課題を正確に抽出し、データや事例を駆使した提案を行う」という方法を会得し、Sales Managerのポジションへ。 エンジニアリング×マーケティング×セールスの知識とサッカーで鍛えたフィジカルを武器に、セールス活動のみならず自社マーケティング施策の設計・運営や採用戦略お悩み相談室の主催など多方面に活動。

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